Tổ chức sự kiện tiệc tất niên hay còn gọi là Year End Party thường diễn ra vào dịp cuối năm nhằm mục đích tổng kết những thành tựu mà công ty đạt được trong năm vừa qua và cùng nhau chia sẻ về mục tiêu, hành trình mới trong thời gian sắp tới. Buổi tiệc tất niên luôn được các công ty quan tâm và chú trọng trong từng khâu tổ chức nhưng làm thế nào để tổ chức sự kiện này thành công và suôn sẻ vẫn là một câu đố đối với doanh nghiệp.
1. Xác định mục tiêu
Sự kiện được tổ chức vào dịp cuối năm như một sự đánh dấu và tổng kết lại quá trình làm việc nghiêm túc và đầy nỗ lực của mọi người trong 12 tháng qua, đồng thời mở rộng quan hệ, tạo sự gắn kết giữa các phòng ban khiến tình cảm trở nên thân thiết và hiểu nhau hơn. Vì vậy, mục tiêu chính mà buổi tiệc YEP hướng tới là:
– Tạo không khí vui vẻ, ấm cúng, sum vầy cho tất cả thành viên tham dự.
– Concept chương trình đem tới sự thoải mái, thư thái, mang lại tiếng cười cho mọi người để gắn kết, tri ân.
2. Xác định cách thức tổ chức
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ chọn tổ chức buổi tiệc cuối năm vào tháng 11 hoặc tháng 12, vào ngày cuối tuần ( thứ 6, thứ 7, chủ nhật). Vì khi đó, mọi người đều có thời gian rảnh để có thể tham gia buổi tiệc với tinh thần hào hứng và hết mình. Buổi tiệc tất niên có nhiều ý nghĩa khác nhau. Nhìn chung, đây là dịp gắn kết tình cảm giữa tất cả nhân viên trong công ty, đồng thời là nơi chia sẻ tâm tư, dự định của bản thân trong tương lai trước thềm năm mới. Như một lời tri ân sâu sắc tới toàn thể nhân viên đã cống hiến hết mình cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo sẽ không thể bỏ qua việc tổ chức Year End Party hoành tráng và mang nhiều ý nghĩa. Dù không yêu cầu quá khắt khe về mặt lựa chọn địa điểm tổ chức vì buổi tiệc tất niên có thể được diễn ra ở bất cứ đâu từ trụ sở công ty, nhà hàng, khách sạn hoặc thậm chí ở bãi biển. Nhưng tùy vào số lượng người tham gia, ngân sách công ty và kịch bản của chương trình, doanh nghiệp nên tiến hành lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp để buổi tiệc diễn ra trọn vẹn nhất.
3. Nội dung chính của chương trình
Nội dung chính của một chương trình YEP thường bao gồm:
– Màu sắc chủ đạo: Lựa chọn màu sắc phù hợp với ý tưởng, chủ đề của buổi tiệc. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ chọn màu đỏ vì sự kiện tất niên thường được tổ chức vào dịp cuối năm, cận tết.
– Hệ thống ánh sáng và âm thanh: Đảm bảo chất lượng của hệ thống ánh sáng, âm thanh đủ tốt để buổi tiệc diễn ra trọn vẹn nhất.
+ Ánh sáng: Nên chọn ánh sáng vàng đem lại cảm giác ấm cúng, sum vầy.
+ Âm thanh: Những bản nhạc du dương, sâu lắng hay sôi động sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho buổi tiệc của bạn.
– Sân khấu biểu diễn: Sân khấu biểu diễn là điểm nhấn của toàn bộ chương trình khi hầu hết mọi người dành phần lớn thời gian và sự chú ý để theo dõi tiết mục văn nghệ và lắng nghe bài phát biểu của ban giám đốc. Doanh nghiệp thiết kế sân khấu nên dựa trên concept chương trình mà họ đã lựa chọn. Trang trí sân khấu như một chuyến tàu để đánh dấu hành trình mà tất cả mọi người đã cùng nhau vượt qua là ý tưởng không tồi cho doanh nghiệp.
– Tiết mục văn nghệ: Ngoài những tiết mục văn nghệ đơn thuẩn như: ca hát, nhảy múa, ảo thuật,…Các trò chơi mang tính giải trí, đồng đội sẽ khiến không khí buổi tiệc trở nên bùng nổ và sôi động hơn nữa.
Thông thường, phần lớn các tiết mục này sẽ được doanh nghiệp chi ngân sách để mời ca sĩ, nghệ sĩ lên sân khấu biểu diễn trực tiếp nhằm khuấy động không khí và đem lại cảm xúc hào hứng cho mọi người. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lên danh sách các tiết mục văn nghệ do chính nhân viên của công ty biểu diễn và thể hiện tài năng của mình.
4. Lựa chọn nhân sự, thiết bị sự kiện phù hợp
– Thiết bị sự kiện: Máy quay phim, chụp ảnh, thiết bị ghi hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang phục, sân khấu,…
– Nhân sự phục vụ sự kiện: Ban tổ chức, MC dẫn chương trình, PG &PB, lễ tân, phục vụ, camera man, nhân sự hỗ trợ an ninh,…
5. Kịch bản dẫn chương trình của MC
MC là người dẫn dắt và điều hòa không khí buổi tiệc trở nên sôi nổi trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Họ là người nắm bắt cảm xúc của khách mời, mang đến cho quý khán giả một chương trình trọn vẹn nhất. Để tất cả tiết mục chương trình đều được diễn ra theo đúng thời gian quy định, kịch bản của MC cần phải chuẩn bị thật chi tiết để phòng tránh mọi rủi ro có thể xảy ra.
6. Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ F&B phù hợp
Buổi tiệc tất niên diễn ra thành công hay không có một sự đóng góp không hề nhỏ của dịch vụ F&B. Bạn có tin không, chất lượng đồ ăn thức uống sẽ là điều mà nhân sự của bạn đề cập đến nhiều nhất đấy!
Hy vọng với những thông tin này, các doanh nghiệp có thể tự mình tổ chức sự kiện cuối năm ấn tượng. Nếu có thắc mắc hoặc gặp khó khăn trong quá trình tổ chức, hãy liên hệ ngay với P-Connect để được nhận tư vấn miễn phí và báo giá dịch vụ ưu đãi nhất nhé!
