Bạn đang lên kế hoạch để chuẩn bị cho một buổi hội nghị quan trọng của mà chưa biết nên làm thế nào để thu xếp chúng một cách ổn thỏa. Đừng lo lắng, hãy đọc ngay những thông tin sau nhé!
1. Năm rõ các yêu cầu về hội nghị, hội thảo
Hãy xác định sự kiện này được mở ra nhằm mục đích gì? Mang lại những lợi ích ra sao? Dựa vào những thông tin đó, bạn có thể xác định được mục tiêu của sự kiện, từ đó dễ dàng thiết lập kế hoạch và chuẩn bị tốt cho sự kiện hơn.
Một số câu hỏi để có thể nắm rõ yêu cầu như là:
– Đối tượng, khách mời, khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
– Khi nào sự kiện được diễn ra?
– Sẽ có bao nhiêu khách mời tham dự?
– Chi phí được cấp để tổ chức hội thảo là bao nhiêu?
…
2. Xác định chủ đề và nội dung
Giai đoạn này hãy tham khảo thật nhiều nguồn từ các công cụ tìm kiếm, từ mạng xã hội để có được ý tưởng tốt hơn. Một số chủ đề cho hội thảo thường thấy như:
– Lễ tri ân khách hàng
– Lễ ra mắt sản phẩm
– Lễ tổng kết năm
– Lễ trao giải
– Lễ vinh danh
– Hội nghị khoa học
– Hội nghị công ty cuối năm
– Hội thảo tổng kết tình hình kinh doanh
– Hội nghị khách hàng
…
Sau khi đã xác định hướng đi của sự kiện, đây chính là lúc lên những nội dung cụ thể cho hội nghị.
3. Xác định concept
Đừng nghĩ rằng hội nghị, hội thảo là nhàm chán vì bạn hoàn toàn có thể khiến chúng trở nên thú vị nếu biết cách lựa chọn concept đấy. Chẳng hạn, nếu bạn cần tổ chức một buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới. Bạn có thể lựa chọn concept hội nghị kết hợp với triển lãm sản phẩm. Trong triển lãm, không chỉ giới thiệu được những sản phẩm mới sắp được ra mắt mà còn có thể trưng bày các sản phẩm trước đây. Từ đó, tạo sự thu hút cho khách hàng và nếu may mắn có thể chốt sale cả sản phẩm mới lẫn cũ. Thông qua đó, các giá trị, cũng như hành trình doanh nghiệp bạn có thể được quảng bá rộng rãi với các khách mời. Bước này cần nhiều thời gian để đầu tư, nghiên cứu nhưng nếu bạn có những ý tưởng tổ chức hội thảo tốt, sự kiện của bạn sẽ nắm nhiều phần thành công đấy.
4. Lên kế hoạch tổ chức
Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần đề cập đến mục đích, mục tiêu, chủ đề, nội dung và concept của buổi hội thảo, hội nghị. Sau đó, liệt kê tất cả các đầu việc cần làm để có một buổi hội thảo, hội nghị như mong muốn. Các công việc càng được liệt kê một cách cụ thể thì lúc triển khai sẽ dễ dàng và đúng tiến độ. Ngoài ra, trong bản kế hoạch, nên phân đầu việc theo từng giai đoạn thời gian để hoàn thành chúng tốt hơn.
5. Hoạch định kế hoạch dự phòng
Một sự kiện dù có hoàn hảo đến nhường nào thì cũng có thể gặp phải những sai sót hoặc tình huống bất ngờ. Khi đó, cần có các kế hoạch dự phòng để giải quyết vấn đề phát sinh một cách suôn sẻ nhất. Nếu đã triển khai công việc theo kế hoạch dự phòng, hãy dành thời gian để rà soát các vấn đề về cả tiến độ lẫn chi phí để điều chỉnh sao cho phù hợp nhé!
6. Xác định tổng ngân sách
Hãy luôn có một khoản chi phí dự phòng cho những điều bất ngờ ập đến. Khoản này có thể nằm khoảng từ 5% -10% của tổng ngân sách thực hiện sự kiện.
7. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Để hội nghị được diễn ra hoàn hảo nhất, cần chọn một không gian tổ chức hoàn hảo. Địa điểm tổ chức nên nằm nằm ở vị trí đẹp, thuận tiện cho việc đi lại của khách mời.
8. Lựa chọn dịch vụ chuyên nghiệp
Đi kèm với những kịch bản chương trình hoàn hảo là một ekip tổ chức có tâm. Đối với các doanh nghiệp, có thể tận dụng các nhân sự nội bộ để tổ chức chương trình nếu công ty đã có kinh nghiệm trong việc này. Nhưng nếu không, có thể chọn một đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo để họ thực hiện thay bạn.
9. Chuẩn bị backdrop, banner, standee,…
Tùy vào từng chương trình, sự kiện và quy mô của chúng mà có thể chọn có nên sử dụng backdrop, banner và standee,… thích hợp.
10. Chuẩn bị tài liệu liên quan
Sau khi đã thống nhất về bộ tài liệu sẽ sử dụng, hãy rà soát lại lần cuối và mang đi kiểm tra chất lượng in ấn có đạt yêu cầu không để chỉnh sửa kịp thời.
11. Làm việc với các diễn giả, chuyên gia và MC
Các diễn giả, chuyên gia, cũng như MC đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện. Vì vậy, việc chọn diễn giả, chuyên gia, MC cần được đầu tư thời gian và công sức. Hơn hết, hãy thảo luận kỹ càng các vấn đề sẽ diễn ra trong buổi hội thảo để chắc chắn không xảy ra sai sót. Ngoài ra, hãy thương lượng kỹ về mức lương, cũng như thường xuyên liên hệ với diễn giả, MC để đảm bảo họ không sử dụng giờ cao su trong sự kiện của bạn.
12. Chuẩn bị quà lưu niệm cho khách mời
Với mỗi sự kiện kể cả quy mô lớn lẫn nhỏ, sự thành công nhất của buổi tiệc chính là khiến khách mời có ấn tượng sâu sắc về chương trình. Một trong những cách khiến khách hàng nhớ về sự kiện đó chính là chuẩn bị những món quà nho nhỏ thể hiện lòng hiếu khách. Bạn có thể sử dụng cơ hội này để tạo ấn tượng tốt cho khách hàng cũng như khiến họ nhớ về mình. Nhiều doanh nghiệp còn đầu tư in tên thương hiệu lên các món quà họ tặng cho khách mời. Một số gợi ý cho bạn nè: Sổ tay lưu niệm, bình nước, cốc nước, bút máy, túi xách, voucher mua hàng, túi đựng đồ,…
13. Bố trí văn nghệ cho sự kiện
Để tăng thêm không khí, ngoài việc thảo luận các vấn đề chính, có thể sắp xếp một số tiết mục cho chương trình. Những tiết mục này có thể là múa, hát, hài kịch, ảo thuật,… Nếu đầu tư để chúng liên kết với các chủ đề của hội thảo, chắc chắn những tiết mục văn nghệ này sẽ tạo ra ấn tượng sâu sắc với khách mời. Ngoài ra, nếu phù hợp, bạn có thể tổ chức một số trò chơi giữa giờ để khách mời có thể hoạt động một chút, xốc lại tinh thần để tập trung vào buổi hội thảo.
14. Tiệc giữa giờ sẽ khiến buổi hội thảo thêm nhẹ nhàng
Thông thường với những buổi hội thảo kéo dài từ 4 đến 5 tiếng, khách mời sẽ có xu hướng đói bụng và muốn ăn nhẹ một chút gì đó. Để thể hiện sự tinh tế, hãy chuẩn bị một vài bàn tiệc teabreak nho nhỏ nhé!
15. Đãi tiệc khách mời
Tùy vào tính chất của bữa tiệc mà bạn có thể quyết định có nên đặt tiệc hội nghị, đãi khách mời hay không. Tuy nhiên, đối với những sự kiện kéo dài cả ngày trời thì đây là một điều không thể thiếu. hãy lựa chọn những món ăn phù hợp với độ tuổi, đặc điểm vùng miền hoặc đại đa số đều dùng được. Ngoài ra, cũng nên chọn một địa điểm có đánh giá tốt về chất lượng cũng như hương vị để đãi tiệc.
16. Chuẩn bị thiệp mời
Trước đây, các hội nghị, hội thảo sẽ chuẩn bị thiệp mời và gửi các thiệp mời đó đến tận tay khách hàng. Tuy nhiên, với thời buổi công nghệ phát triển như hiện tại, việc gửi thiệp mời cũng được thực hiện dưới hình thức online. Đây là một phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng, công ty sẽ thiết kế một thiệp mời, sau đó gửi email cho khách mời. Đây cũng là một cách tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị hữu ích cho doanh nghiệp.
17. Truyền thông cho sự kiện
Một sự kiện có thể sẽ ít người biết đến nếu thiếu truyền thông. Không cần phải đầu tư vào truyền thông rầm rộ để sự kiện nhiều người biết đến, chỉ cần tập trung truyền thông cho các đối tượng khách mời và có khả năng sẽ trở thành khách mời của bữa tiệc. Ngoài ra, cũng nên cân nhắc thời gian để chạy truyền thông cho sự kiện một cách hợp lý. Không nên để nước tới chân mới nhảy.
18. Đừng quên đảm bảo an toàn
Để hội nghị được diễn ra hoàn hảo nhất, bạn cần kiểm tra các thiết bị cũng như các lối thoát hiểm tại địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài ra, việc tổ chức các hội nghị trong thời kỳ bình thường mới cũng cần đảm bảo các vấn đề an toàn cho sức khỏe khách mời.
19. Hãy thuê một phó nháy chuyên nghiệp
Để lưu lại kỷ niệm hoặc để tận dụng những khoảnh khắc của sự kiện cho chiến dịch truyền thông marketing của công ty, bạn cần một phó nháy linh hoạt và chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của bữa tiệc. Vì vậy, hãy chú ý thuê một phó nháy chuyên nghiệp nhé. Còn nếu công ty có sẵn máy ảnh và bạn tự tin ảnh mình chụp sẽ đẹp, có thể tự chụp để tiết kiệm khoản chi phí này đấy.
20. Chuẩn bị bản khảo sát khách mời nếu cần
Việc tổ chức hội nghị mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một trong số đó chính là có thể tham khảo ý kiến của khách hàng về doanh nghiệp cũng như trải nghiệm của họ đối với buổi hội nghị. Những đóng góp quý báu của họ chính là tiền đề để bạn có thể tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị khách mời tốt hơn trong tương lai.
21. Kiểm tra lại tất cả dịch vụ thật cẩn thận
Trải qua khoảng thời gian dài chuẩn bị cho hội nghị, mọi thứ đã coi như được sắp xếp đầu vào đó. Tuy nhiên, bạn cũng đừng chủ quan mà bỏ qua khâu kiểm tra nhé, chúng sẽ giúp tránh được nhiều rủi ro khi sự kiện đang diễn ra nhé. Vào thời điểm trước khi hội nghị diễn ra, hãy liên hệ với tất cả các bên dịch vụ để đảm bảo sự kiện được diễn ra tốt đẹp nhé!
22. Đừng quên thông báo lại với khách mời
Khách mời có thể sẽ quên mất nếu không được nhắc lại. Vì vậy, việc của bạn là nhắc nhở họ để họ nhớ đến sự kiện của bạn. Gần đến ngày diễn ra sự kiện, bạn có thể dùng email hoặc tin nhắn để nhắc nhở họ đừng quên chừa thời gian trống để đến hội nghị của bạn.
23. Cần một người điều phối cho sự kiện
Vào ngày diễn ra sự kiện, người điều phối sẽ đóng vai trò hướng dẫn để khách mời ổn định. Thông thường, MC của hội nghị sẽ đóng vai trò là điều phối và nói về một số thông tin cũng như giúp khách mời chú ý vào buổi lễ hơn. Tuy nhiên, vào trước buổi lễ, các khách mời cần một người hướng dẫn để đưa họ vào sảnh hội nghị, hay hướng dẫn họ đến quầy thông tin, nhà vệ sinh,… giúp họ nhanh chóng ổn định chỗ ngồi trước khi buổi lễ bắt đầu.
24. Lên kịch bản tương tác với các khách mời
Với tất cả các chương trình, hội thảo, hội nghị, diễn thuyết cho đến buổi giao lưu nghệ thuật, việc tương tác một chiều thường sẽ tạo cảm giác buồn chán cho các khách mời. Vì vậy, để khách mời thực sự lắng nghe và chú ý vào buổi hội nghị, bạn cần tạo ra tương tác hai chiều với khách mời. Hãy lên trước những kịch bản tương tác với các vị quan khách trong buổi hội nghị. Nội dung kịch bản có thể bao gồm các câu hỏi để giao lưu với khách hàng, các minigame đơn giản, sự kiện đơn giản để mời họ tương tác trên sân khấu. Ngoài ra, bạn còn có thể tổ chức những khảo sát online mà khách hàng có thể làm nhanh chóng và đưa ra kết quả ngay lập tức. Từ đó, lấy thông tin một cách trực quan và thực tế phục vụ cho buổi hội thảo.
25. Gửi thư cảm ơn và tặng quà lưu niệm
Sau khi hội nghị kết thúc, đừng quên cảm ơn những khách hàng đã tham dự buổi tiệc. Hãy trao các phần quà kỷ niệm để họ nhớ về doanh nghiệp của bạn.
26. Quyết toán các khoản chi phí sau khi sự kiện kết thúc
Thông thường các chi phí tổ chức sự kiện sẽ được đặt cọc trước một phần cho bên phía dịch vụ tổ chức. Điều này đảm bảo về mặt quyền lợi cho cả hai bên, bên tổ chức và phía công ty. Sau khi sự kiện, hội nghị kết thúc, bạn hãy sắp xếp và thanh toán các khoản phí còn lại.
27. Đánh giá sự thành công của hội nghị
Cuối cùng, sau mỗi hội nghị, bạn cần đánh giá xem sự kiện của bạn có thành công hay không. Đầu tiên, hãy so sánh với các mục tiêu bạn đã thiết lập ban đầu, so sánh xem hạng mục nào đã làm tốt và hạng mục nào chưa tốt. Tiếp đó, bạn hãy xem các phiếu khảo sát của khách hàng về hội nghị, để xem họ đánh giá như thế nào. Công đoạn này, bạn cần tiếp nhận một cách cởi mở nhất và rút kinh nghiệm trong những sự kiện sau này.
Sương sương vậy đó, nếu bạn cần một đơn vị đồng hành cùng bạn để đảm bảo 27 bước trên được diễn ra suôn sẻ, liên hệ nay nhà P-Connect nhé!
